Hoe stel ik een correcte factuur op?

Een factuur is een essentieel document waarmee je klanten kosten in rekening brengt voor geleverde goederen of diensten. Een correcte en overzichtelijke factuur voldoet niet alleen aan wettelijke vereisten, maar helpt ook bij een vlotte betaling en een goede cashflow. Hier zijn de belangrijkste elementen en tips om een professionele factuur op te stellen.


1. Vermeld jouw bedrijfsgegevens

Zorg dat jouw factuur de volgende gegevens bevat:

  • Bedrijfsnaam: Dit is verplicht en zorgt voor herkenbaarheid.
  • Adres: Het fysieke adres van je bedrijf.
  • Contactgegevens: Telefoonnummer en e-mailadres.

Deze informatie versterkt de professionaliteit van je factuur en maakt het gemakkelijk voor klanten om contact met je op te nemen.


2. Gebruik een uniek factuurnummer en vermeld de factuurdatum

Elke factuur moet voorzien zijn van een uniek factuurnummer om verwarring te voorkomen en wettelijke verplichtingen na te leven. Voeg daarnaast de datum van uitgifte toe:

  • Factuurnummer: Zorg dat de nummering logisch en opeenvolgend is.
  • Datum: Helpt zowel jou als je klant bij het bijhouden van de administratie.

3. Vermeld de klantgegevens

Je factuur moet duidelijk aangeven voor wie deze bestemd is. Voeg de volgende informatie toe:

  • Naam van de klant: Of de bedrijfsnaam indien van toepassing.
  • Adres: Het volledige adres van de klant.
  • Contactgegevens: Zoals een telefoonnummer of e-mailadres.

Zorg voor nauwkeurigheid om problemen bij de betaling te voorkomen.


4. Geef een duidelijke omschrijving van de geleverde goederen of diensten

Wees specifiek over wat je hebt geleverd, zodat er geen onduidelijkheid ontstaat. Vermeld:

  • Omschrijving: Van het product of de dienst.
  • Hoeveelheid: Bijvoorbeeld het aantal uren of stuks.
  • Eenheidsprijs: De prijs per stuk of per uur.
  • Kortingen: Eventuele toegepaste kortingen of aanbiedingen.

Een duidelijke omschrijving versterkt de transparantie en professionaliteit.


5. Vermeld het BTW-bedrag en tarief

Als je BTW-plichtig bent, moet je dit correct vermelden op je factuur:

  • BTW-tarief: Geef het percentage (bijvoorbeeld 21% of 9%).
  • BTW-bedrag: Vermeld het bedrag aan BTW apart.
  • Totaal exclusief en inclusief BTW: Geef beide bedragen duidelijk weer.

Als je geen BTW-plicht hebt, voeg dan een verklaring toe zoals: “Factuur vrijgesteld van BTW volgens artikel [x] van de BTW-wetgeving.”


6. Vermeld het totaalbedrag

Zorg dat het totaalbedrag overzichtelijk wordt weergegeven. Voeg eventueel een opsplitsing toe:

  • Subtotaal (exclusief BTW).
  • BTW-bedrag.
  • Totaal inclusief BTW.

Duidelijkheid over het te betalen bedrag voorkomt verwarring en vertraagde betalingen.


7. Geef betalingsinstructies

Maak het de klant gemakkelijk om te betalen door duidelijke betaalinformatie te verstrekken:

  • Bankrekeningnummer (IBAN).
  • Betalingsmethode: Zoals overschrijving, iDEAL of creditcard.
  • Betaaltermijn: Bijvoorbeeld binnen 14 of 30 dagen.
  • Eventuele betalingsvoorwaarden: Zoals een verwijzing naar late betalingskosten.

Met heldere betalingsinstructies verbeter je de kans op tijdige betalingen.


Tips voor efficiënter factureren

  • Gebruik facturatiesoftware: Tools zoals Moneybird, Exact of een op maat gemaakte facturatieoplossing kunnen het proces automatiseren, foutloze facturen genereren en je tijd besparen.
  • Stuur je facturen tijdig: Wacht niet te lang met het versturen van facturen, zodat je een gezonde cashflow behoudt.
  • Controleer op fouten: Dubbelcheck altijd de gegevens voordat je de factuur verstuurt.

Waarom is een professionele factuur belangrijk?

Een professionele en correcte factuur:

  • Versterkt het vertrouwen van je klant.
  • Zorgt voor een soepel betalingsproces.
  • Helpt je om aan wettelijke verplichtingen te voldoen.

Met de juiste aanpak en hulpmiddelen kun je je facturatieproces optimaliseren en je bedrijf financieel gezond houden.


SEO-gerelateerde zoekwoorden:

  • Hoe maak je een factuur
  • Factuur wettelijke vereisten
  • Professionele facturen opstellen
  • BTW op factuur vermelden
  • Facturatiesoftware voor ondernemers
  • Totaalbedrag factuur berekenen